Organisationsplan

 

for

 

BK Nord / Aalborg Bridgehus

 

 

 

 

 

Indholdsfortegnelse:

 

1     Baggrund og formål: 2

2     Indhold: 2

3     Organisationsplan: 3

4     Stående udvalg. 4

4.1      Driftsudvalget for Aalborg Bridgehus. 4

4.2      Medlemsudvalget 5

4.3      Turneringsudvalget 6

4.4      Salg- og markedsføringsudvalget 7

5     Stabsfunktioner 8

5.1      Økonomi og sekretariat 8

5.2      Udvalg vedr. vision og strategi 9

 

 

 

Vedtaget på bestyrelsesmødet d. 20. September 2002

 

1                             Baggrund og formål:

 

Denne organisationsplan har til formål, at

 

 

 

 

 

2                             Indhold:

 

På næste side er organisationsplanen for BK Nord / Aalborg Bridgehus vist i grafisk form med angivelse af de enkelte udvalg og stabsfunktioner. På de næste sider følger en beskrivelse af de enkelte stående udvalgs samt stabsfunktionernes ansvarsområde, opgaver og sammensætning.

 

Hvert udvalg må efterfølgende supplere med arbejdsbeskrivelser indenfor deres område.

 

 

 

 

 

 

3                             Organisationsplan:

 

4                             Stående udvalg

 

4.1                    Driftsudvalget for Aalborg Bridgehus

 

Ansvar:

 

Driftsudvalget er ansvarlig for Aalborg Bridgehus’ løbende drift, vedligeholdelse og sikring, for løbende indkøb af dagligvarer og for kontakten til  myndighederne i driftsmæssige spørgsmål.

 

Udvalget refererer til bestyrelsen.

 

Opgaver:

 

  1. Udarbejder årligt en arbejdsplan og budgetforslag til godkendelse i bestyrelsen.
  2. Indkøb og levering af øl og sodavand, kaffe, fløde, sukker, m.m.
  3. Indkøb og levering af rengørings- og toiletartikler
  4. Indkøb og levering af vin til præmier og løbende salg/forbrug.
  5. Indkøb og levering af inventar, service, m.m.
  6. Indkøb og levering af bridgematerialer
  7. Forestå indgåelse af indkøbs- og leveringsaftaler med husets leverandører.
  8. Etablere ordning til styring og kontrol af løbende forbrug, salg og lagerstatus af øl, sodavand og vin.
  9. Varetage rengøring af husets lokaler, samt vask af håndklæder, viskestykker, m.m.
  10. Varetage kontakten til Bomarkshus’ bestyrelse.
  11. Varetage kontakten til Aalborg Kommune vedr. driftsforhold omkring forsyninger og brand/alarmer
  12. Varetage kontakten til husets leverandører.
  13. Stå for reparation og vedligeholdelse af lokaler og inventar
  14. Stå for nøgleadministration, herunder produktion, udlån, depositum, tilbagelevering, m.m.
  15. Stå for reparation / vedligeholdelse af computer-installationen
  16. Formidling af information til medlemmerne via medlemsbladet

 

Budget:

 

Bestyrelsen tildeler driftsudvalget et budget til

 

-          Løbende vedligeholdelse og reparation af lokalerne

-          Indkøb af løbende forbrugsvarer og bridgematerialer

-          Nyanskaffelser

 

 

Sammensætning:

 

Driftsudvalget sammensættes af en formand samt 3 - 5 medlemmer. Formanden er medlem af BK Nords bestyrelse og valgt på generalforsamlingen.

4.2                    Medlemsudvalget

 

 

4.2.1.1.1      Ansvar:

 

Medlemsudvalget er ansvarlig for alle relationer til medlemmerne i BK Nord, herunder

-          medlemsrekruttering

-          medlemsadministration

-          undervisning

-          udarbejdelse af medlemsblad

 

Udvalget refererer til bestyrelsen.

 

Opgaver:

 

  1. Udarbejder årligt en arbejdsplan og budgetforslag til godkendelse i bestyrelsen.
  2. Står for løbende rekruttering og fastholdelse af nye medlemmer, herunder
    1. markedsføring og annoncering
    2. gennemførelse af undervisning for nye bridgespillere.
    3. Etablere særlig indsats omkring rekruttering og fastholdelse af juniorer
    4. sikring af at nye bridgespillere løbende sluses ind i ”klubberne”.
  3. Står for undervisning af nye medlemmer:
    1. Finde undervisere og tider
    2. Indkøb (og videresalg) af undervisningsmateriale
    3. Opkrævning.
  4. Stå for evt. samarbejde med andre klubber/regionen/distriktet omkring undervisning, junior-arbejde, markedsføring, m.m.
  5. Medlemsregistrering
    1. årlige invitationer
    2. modtagelse af tilmeldinger
    3. registrering
    4. opkrævninger
  6. Kontakten til forbundet omkring ”Dansk Bridge” og MP registrering.
  7. Står for den løbende MP-registrering, og indberetning til forbundet.
  8. Udgivelse af medlemsblad 4 gange årligt, evt. et samarbejde i regionen.
  9. Formidling af information til medlemmerne bl.a. via medlemsbladet

 

Budget:

 

Bestyrelsen tildeler medlemsudvalget et budget til

 

-          Undervisning

-          Annoncering og markedsføring

-          MP-registrering

-          Medlemsbetaling til Forbundet

-          Udgivelse af medlemsblad

 

Sammensætning:

 

Medlemsudvalget sammensættes af en formand samt 5 - 10 medlemmer. Heraf udpeges en redaktionsgruppe på ca. 5 medlemmer, der har ansvaret for udgivelse af medlemsbladet. Formanden er medlem af BK Nords bestyrelse og valgt på generalforsamlingen.

4.3                    Turneringsudvalget

 

 

Ansvar:

 

Turneringsudvalget er ansvarlig for planlægning og gennemførelse af alle turneringer i BK Nord samt for distrikts-,kreds- og forbundsturneringer, der afholdes i Aalborg Bridgehus.

 

Udvalget refererer til bestyrelsen.

 

Opgaver:

 

1.      Udarbejder årligt arbejdsplan og budgetforslag, til godkendelse i bestyrelsen

2.      Planlægning og gennemførelse af turneringsaftenerne i BK Nord

§         Mandag eftermiddag – Ruder 7

§         Tirsdag aften – BK Nord

§         Onsdag aften – BK Nord

§         Torsdag aften - BK Nord

3.      Nedsættelse af turneringsudvalg for hver aften.

4.      Ansættelse af turneringsleder til torsdag aften.

5.      Ansættelse af praktisk medhjælper til tirsdag aften.

6.      Nedsættelse af udvalg til planlægning og gennemførelse af sommerturnering

7.      Nedsættelse af ad hoc udvalg til

§         Planlægning og gennemførelse af sølv-/guldpointturneringer i BK Nord regi

§         i samarbejde med distrikt/kreds/forbund at planlægge og gennemføre forbundsturneringer

8.      Står for indgåelse af aftaler vedr. kortdubleringer, herunder styring af logistikken og opkrævninger.

9.      Formidling af turneringsresultater på WEB'en

10.  Udarbejder oprydningslister efter klubaftener

11.  Substitutlister

 

 

Budget:

 

Bestyrelsen tildeler turneringsudvalget et budget til

 

-          Aflønning af turneringsleder torsdag aften

-          Aflønning af medhjælper tirsdag aften

-          Annoncering og markedsføring af sommerturnering

-          MP-registrering

-          Medlemsbetaling til Forbundet

 

 

 

Sammensætning:

 

Turneringsudvalget sammensættes af en formand samt minimum 10 medlemmer, heraf 1-3 i klubaftenernes turneringsudvalg. Formanden for turneringsudvalget er medlem af BK Nords bestyrelse og valgt på generalforsamlingen.

4.4                    Salg- og markedsføringsudvalget

 

 

Ansvar:

 

Salg- og markedsførings-udvalget er ansvarlig for den generelle markedsføring af Aalborg Bridgehus og BK Nord, for indgåelse af generelle sponsorater og for igangsætning af nye indtægtsskabende aktiviteter for Bridgehuset.

 

Udvalget refererer til bestyrelsen.

 

Opgaver:

 

1.      Udarbejder årligt arbejdsplan og budgetforslag, til godkendelse i bestyrelsen

2.      Står for udlejning af klubbens lokaler til forbund/kreds/distrikt, andre klubber og enkelt personer.

3.      Vedligeholder kalenderen på hjemmesiden.

4.      Står for hjemmesidens generelle vedligeholdelse og udbygning.

5.      Udarbejder og vedligeholder et generelt markedsførings-/reklamekoncept

6.      Står for indgåelse af hovedsponsorater.

7.      Varetager kontakten til pressen.

 

Budget:

 

Bestyrelsen tildeler salg- og markedsførings-udvalget et budget til

 

-          Generel markedsføring af klubben og Aalborg Bridgehus

-          Udbygning og vedligeholdelse af hjemmesiden

 

 

Sammensætning:

 

Salg- og markedsførings-udvalget sammensættes af en formand samt 3-5 medlemmer. Formanden for udvalget er medlem af BK Nords bestyrelse og valgt på generalforsamlingen.

5                             Stabsfunktioner

 

5.1                    Økonomi og sekretariat

 
Ansvar:

 

Økonomi- og sekretariat  er ansvarlig for den generelle økonomiske styring af Aalborg Bridgehus og BK Nord, samt for løbende sekretariatsopgaver i forhold til bestyrelsen.

 

 

Opgaver:

 

1.      Udarbejder årligt budgetforslag, på grundlag af oplæg fra stående udvalg og eget ansvarsområde til godkendelse i bestyrelse og på generalforsamlingen.

2.      Bistår medlemsudvalget med opkrævning af medlemskontingent og undervisningsgebyrer og forestår betalingskontrollen.

3.      Varetager kontakten til Aalborg Kommune i økonomiske og juridiske spørgsmål.

4.      Bistår markedsføringsudvalget med opkrævning af lejeindtægter og forestår selv betalingskontrollen.

5.      Varetager bogholderiet, og udarbejder løbende regnskabsopgørelser på status til de stående udvalg og til bestyrelsen.

6.      Udarbejder årsregnskab med balance til godkendelse på generalforsamlingen.

7.      Varetager kontakten til den valgte revisor.

8.      Står for udsendelse af dagsordener og for udarbejdelse af referater fra bestyrelses­møder og generalforsamling. Sikrer at de formidles via hjemmesiden og på opslagstavle.

9.      Står for fordeling og arkivering af indgående/udgående post (incl. E-mails og indlæg på debatsiderne på hjemmesiden) styring af bestyrelsesdokumenter samt den generelle dokumentstyring på pc’en.

 

Budget:

 

Det på generalforsamlingen godkendte budget administreres af Økonomi og sekretariat.

 

 

Sammensætning:

 

Økonomi og Sekretariat sammensættes af bestyrelsens valgte kasserer og sekretær.

 

 

 

5.2                    Udvalg vedr. vision og strategi

 

Ansvar:

 

Udvalget er ansvarlig for at lægge rammerne for Aalborg Bridgehus’ og BK Nords udvikling på 5 – 10 års horisont.

 

 

Opgaver:

 

  1. Udarbejde en årlig arbejdsplan til godkendelse i bestyrelsen
  2. Udarbejde og vedligeholde vision, strategi, målsætninger, vedtægter og politikker for Aalborg Bridgehus og BK Nord.
  3. Stå for et visionsseminar for klubbens medlemmer i ulige årstal.
  4. Varetage den overordnede kontakt til andre klubber med henblik på generelt samarbejde
  5. Følge og bidrage til visionsarbejdet på distrikts-, kreds og forbundsplan.

 

 

Budget:

 

Der afsættes budget til afholdelse af visionsseminaret.

 

 

Sammensætning:

 

Udvalget sammensættes af formanden for BK Nord, 2-3 bestyrelsesmedlemmer, 1-2 menige medlemmer og 1-2 personer udefra.